Phone manners

1. Siempre identifíquese a principios de todas las llamadas.

A) Cuando en la oficina, siempre contestar el teléfono diciendo: "Hola / buenos días, Departamento de Contabilidad, hablando Syndi Seid."

B) A partir de un teléfono celular, ya sea simplemente decir hola, o decir su nombre, hola, Syndi Seid aquí. No responda por el uso de palabras tales como "sí" o "sí".

C) Al realizar una llamada, siempre diga su nombre junto con el nombre de la persona que está llamando. Ejemplo: "Hola, mi nombre es John Doe de XYZ Corporation. ¿Puedo hablar con la Sra Jane Smith? "

2. Sea sensible al tono de su voz.   No parecer demasiado ansioso, agresivo o insistente. Es importante que su tono transmite autoridad y confianza. No se incline hacia atrás en su silla cuando se habla por teléfono.

Consejo:  Siéntese en su silla o de pie durante la conversación. Cuando esté en casa, usar una grabadora personal para registrar de forma privada sus propias conversaciones. A continuación se escucha cómo su sonido a los demás.

3. Piense en exactamente lo que va a decir y discutir ANTES de hacer una llamada.

Consejo:   Anote los elementos que desea discutir y preguntas que desea responder. En otras palabras, anticipa y espera usted será colocado en un sistema de correo de voz; planificar su mensaje a ser tan directa y específica posible, pidiendo a la persona para responder a las alternativas o preguntas específicas. No digas: "Hola, es Syndi, llámame." Por lo menos la indicación del objeto sobre el que desea la persona le devuelva la llamada sobre.

4. No permita que las interrupciones que se produzcan durante las conversaciones.  No lleve en conversaciones paralelas con otras personas a tu alrededor. La persona en el teléfono tiene prioridad sobre alguien que pasa a caminar en su oficina o pasa por mientras usted está en el teléfono.

Consejo:  Si tiene que interrumpir la conversación, di a la persona, "Por favor, perdóname por un momento me vuelvo." Y cuando regrese, por ejemplo, "Gracias por esperar."

5. Especialmente cuando dejar mensajes, hablar claro y despacio.  No utilice frases roto, modismos o expresiones. Siempre, siempre, deje su número de teléfono de retorno como parte de su mensaje, incluyendo el código de área. . . Y poco a poco, incluyendo REPETIR su número de teléfono al final de su mensaje.

Consejo:  Práctica de salir de su número, diciendo en voz alta a sí mismo tan lento como usted ha oído un operador informativo decirlo.

6. Construir el hábito de siempre de apagar el timbre del teléfono celular al entrar en una reunión, restaurante, cine, cursos de formación o cualquier otro lugar donde el propósito de su visita sería interrumpido u otros se vería perturbado por el oír su anillo de teléfono celular.

Consejo:  Si usted está esperando una llamada importante, informar a la persona que llama usted estará en una reunión durante ciertas horas y el estado va a monitorear el indicador de mensajes para cuando se ilumina usted se excusa para salir de la reunión y devolver la llamada.

7. Siempre hable a través del auricular del teléfono con un tono uniforme y baja la voz.   Especialmente cuando se habla por un teléfono celular en público, asegúrese de controlar lo fuerte que puede ser.

Sugerencia:  Mueva el auricular del teléfono sólo un poco lejos de la oreja y escuchar a sí mismo hablando. Descubra si usted está hablando demasiado alto o demasiado bajo para que la otra persona le oiga.

8. No permita que se distraiga con otras actividades mientras se habla por teléfono , tales como papeles susurrantes, masticar y comer, trabajar en la computadora, o hablar con alguien más. Lo más importante, no utilice un teléfono celular de mano mientras se conduce. Obtener un auricular o altavoz del teléfono para el coche.

Consejo:  Siempre tratar a cada persona que llama con la mayor cortesía y respeto al dar él / ella toda su atención.